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DANFE | Documento auxiliar para acompanhar a mercadoria durante seu trânsito

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado com o objetivo de informatizar e uniformizar os documentos fiscais. Dentre estes documentos destacamos a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Por ser a NF-e um documento digital, foi instituído o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), pelo Ajuste SINIEF 7/2005, para que pudesse ser impresso para acompanhar a mercadoria durante seu trânsito e possibilitar a consulta da NF-e correspondente.

Definição

O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e em papel. Traz impresso a chave numérica de acesso que permite confirmar sua legalidade, a partir de um leitor apropriado, auxiliando na escrituração fiscal das entradas de mercadorias, por exemplo.

A impressão do DANFE deve ser em papel comum, exceto jornal, no tamanho A4 (210 x 297mm), em folhas soltas ou formulário contínuo, bem como pré-impresso. Pode conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

Finalidade

Acompanhar o trânsito de mercadorias, colher a assinatura do destinatário para comprovação de entrega das mercadorias ou prestações de serviços e, sanar a necessidade de representações impressas adicionais previstas expressamente na legislação. Quando o destinatário não for credenciado como emissor de NFe, a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE. O destinatário deverá mantê-lo em arquivo para apresentá-lo à administração tributária, caso solicitado.

Emissão

Somente poderá ser utilizado após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, ou ainda, na emissão em contingência. A concessão da Autorização de Uso será formalizada através do fornecimento do correspondente número de Protocolo, o qual deverá ser impresso no DANFE, ressalvadas as hipóteses previstas para o caso de contingência. Sempre deverá conter a frase "SEM VALOR FISCAL" no quadro "Informações Complementares" ou em marca d'água destacada.

Prazo de emissão

Deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada essa condição, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, contar esta informação no referido documento.

Prazo de guarda do arquivo

Como o DANFE é apenas um documento auxiliar, o emitente e o destinatário cadastrado como emissor de NF-e deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo de 5 anos conforme previsto no Código Tributário Nacional (artigo 174), mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. O destinatário deverá ainda, verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

O emitente de NF-e deverá guardar pelo prazo estabelecido na legislação tributária o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seu verso.

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